jueves, 6 de enero de 2011

Trofeo Páris, el making-of

El próximo domingo el Club de Atletismo Páris organiza el XII Trofeo Páris de Atletismo que se celebrará en el Parque Lineal del Manzanares. Para que ese día casi 1.500 corredores puedan disputar la carrera de 10.000 m. hay un montón de trabajo detrás en el que estamos implicadas muchas personas a modo de abejas en un panal, de tal manera que todo el mundo aporta su granito de arena para el día D todo salga lo mejor posible. Os voy a poner algunos de los puntos más importantes que hay que tener en cuenta.

Permiso a la junta municipal
Un trámite que hay que cumplir. A no ser que se sea muy cafre y que algún año se hayan hecho destrozos en las instalaciones en las que se celebra la carrera, se tiene el sí. Si se tiene la persona de contacto para ir a tiro hecho, mejor. Esto conviene hacerlo con 3 meses de adelanto. Ellos serán los encargados de llevar los cubos de basura el día de la carrera e incluso los wc portátiles.

Inscripciones y cronometraje
Aunque en cualquier carrera la mayoría de las inscripciones se hacen en la última semana, conviene tener preparado un sistema de inscripción por internet. Si se tiene con dos meses de adelanto, mejor que con mes y medio. Lo normal es que la empresa que te haga la inscripción por internet te haga también el cronometraje (chip). También hay que llevar dorsales a las tiendas para que la gente se inscriba. En el caso de Madrid estas tiendas suelen ser Bikila y Marathinez.

Aquí vienen los primeros costes. Entre el fijo que te cobra la empresa de los chips, lo que se lleva por cada incripción online, por el uso de cada chip y el coste del dorsal nos ponemos prácticamente en los 2 € por corredor.

Ni que decir tiene que si se ha trabajado años anteriores con alguna empresa y se ha quedado satisfecho lo mejor es volver a hacerlo con ellos. Para los que lo hagan por primera vez toca buscar empresas, pedir presupuestos y comparar precios.

Camisetas
Lo normal en las carreras es que al terminar te den una camiseta. Esa camiseta hay que encargarla, hacerle la estampación, etc. Como en el caso de los chips, si se ha trabajado años anteriores con alguien mejor volver a hacerlo con ellos. Creo que es mejor pagar unos céntimos más por unidad a arriesgarse a que no estén listas el día de la carrera por cualquier razón.

Cositas a tener en cuenta. No todo el mundo tiene en stock 1.000 camisetas, o quizás no tengan las que queremos (ej. este año para el Páris queríamos de algodón de manga larga pero no las había). Y en el caso de que sí las tengan quizás no tengan la capacidad para serigrafiarlas a tiempo, etc. etc. Por eso mejor hacer esto con bastante antelación (5 ó 6 semanas).

Tallaje. En el caso del Páris hemos pedido 40% de talla S, 30% de talla M, 20 % de talla L y 10 % de talla XL. Esta proporción no se puede aplicar a gente no corredora ya que "en la calle" la gente es más ancha. Importante también tener claro qué se va a serigrafiar, cómo, a cuántos colores, etc.

Costes... por mucho que se quiera buscar no creo que se pueda conseguir la unidad final a menos de 2 €. En el caso del XII trofeo Páris nos va a costar bastante más que esos 2 €.

Producto
Todas esas cosas que se meten en la bolsa, desde la lata de coca cola, la manzana o el botellín de agua. Coca cola suele llevar producto gratis o muy barato a las carreras... pero hay que llamarles. Suelen ser bebidas que están a punto de caducar (fijaros en la lata que nos das en las carreras que casi siempre caduca en 1 ó 2 meses). La botellita de agua lo normal es que haya que comprarla. La fruta, en el caso del Páris, algunos años la hemos conseguido del Carrefour de al lado del parque, pero por ejemplo, el año pasado no nos la dieron.

Un detalle por el que se nos ha criticado algunas veces es que no ponemos avituallamiento (agua) en el km. 5. Las razones son que un 9 de enero a las 12 de la mañana, por mucho calor que haga no hace falta beber agua en una carrera de 10 km. Otra razón es que el % de gente que coge agua es muy bajo. Y de esta gente la mayoría le da un sorbito y la tira. Conclusión, no se da agua. Si la carrera se celebrara el 9 de julio probablemente sí se daría, pero no es el caso.

Personal
Para el día D hace falta mucha gente que va a currar mucho durante 30 ó 45' y luego va a quedar liberada. Lo mejor es montar como jefes de equipo que tengan experiencia en años anteriores y que sepan lidiar ante cualquier eventualidad.

Hay que tener gente en el circuito, gente que se lo sepa, que lo marque, que ponga los puntos kilométricos y que esté en los puntos críticos. Se da por sentado que cada kilómetro tiene que medir 1.000 m. (digo esto porque sabemos que en muchas carreras no ocurre) y que si la carrera mide 10 km. serán 10 km.

Hace falta mucha gente en el reparto de los chips. Este año la experiencia nos ha enseñado que a la hora de hacer la entrega es mejor dar un único objeto que dos. Me refiero a los que se han inscrito por internet, que tienen que recoger tanto chip como dorsal Si el chip y el dorsal van ensobrados sólo se entrega un objeto con lo que o la cola será más corta o hará falta la mitad de gente. Por supuesto, para que la gente que se ha inscrito por internet sepa cuál es su dorsal hay que publicar las listas (conviene ponerlas en orfen alfabético) para que la gente llegue, se busque y de ahí vaya a recoger su chip y dorsal a la mesa correspondiente. En la mesa debe haber un listado con los inscritos y los que entregan deberían comprobar que fulanito es quien dice ser y anotar que ya ha retirado su dorsal.

Ropero. La avalancha se produce 10 ó 15' antes de la salida. Conviene tener gente en ese momento para recoger las mochilas y que sepan como organizarlas.

Meta. Hay que asegurarse de que la gente devuelva su chip (cada chip no entregado nos costará unos euritos) y hay que darle su bolsa. Mejor tener carteles con la talla de camiseta para que la gente vaya directa a por la suya. Se puede optar por embolsar, lo que nos obliga a tener a bastante gente desde primera hora de la mañana haciendo bolsas, o bien entregar cada producto por separado (camiseta, coca cola-aquarius, agua, fruta). Con esta 2ª opción nos ahorramos el buitreo y el tener que hacer las bolsas, pero nos obliga a tener mucha gente cuando termina la carrera. Es verdad que los que entregan los chips suelen pasar luego a las bolsas.

Material
Desde el arco de meta, el reloj, los mostradores para hacer la entrega de la bolsa, las carpas para el guardarropa. las mesas y sillas para la entrega de chips, etc.

Trofeos
Hay que tener en cuenta cuántas categorías corren (ej. senior y veteranos), sexo (másculino y femenino) y encargar los trofeos. Un buen speaker ayuda a la hora de la entrega.


Al final de todo, lo peor. Recoge todo, guarda lo que ha sobrado. llévalo al almacén, devuelve la fragoneta... Total, que sólo el día D vas a meterte una currada de 6 ó 7 h. Si contamos todo lo que se ha hecho previamente encontramos la explicación a por qué hay empresas que se dedican a organizar carreras: Laetus, Elipse-Mapoma.

Seguro que me dejo muchas cosas, pero simplemente quería compartir con vosotros algunos detalles de todo lo que conlleva la organización de cualquier carrera. No es fácil, aunque también es verdad que si uno se pone hay que hacerlo bien. A mi no me vale eso que dice mucha gente que organiza carreras: "para lo que cobro, bastante he hecho". Pues no, si te implicas, te implicas para que salga bien. Y eso significa que si la carrera mide 10.000 m. sean 10.000 m, que los km. estén bien puestos, que no falte producto, que no se retrase, que si corren 1.000 tíos haya 1.000 camisetas, que a los últimos no les falte agua, etc. etc.

En fin, todo un mundo.

5 comentarios:

Rafa dijo...

Todos mis respetos para quienes organizaís carreras y además me imagino que de forma altruista, vamos que no veís negocio en ello, en este particular punto, repito, todo mi respeto y admiración, aunque ya sabemos que hay muchas carreras (multitudinarias), que el dinero tiene que ir a algún sitio, que no es el caso vuestro.
Saludos

Landes dijo...

Mucho trabajo pero que, en vuestro caso, nos compensa con creces a los que corremos.

Una cosa ¿tan importante es la camiseta? tenemos tantas, que tal vez ahorrarse esos costes no es tan importante. No lo se, es una pregunta.

Nos vemos mañana

Anónimo dijo...

Como dicen los comentarios anteriores. Gracias por la pechada, solo para que otros podamos hacer lo que nos gusta.

Dragonkik55 dijo...

Como mis amigos del Vicalvaro con la sansi, mucho curro lleva detrás montar una carrera, muchas gracias!!

En mi opinión, la verdad que el chip y la camiseta son cosas que se podían ahorrar, pero el corredor medio se ha vuelto muy pijo, demasiado creo

enhorabuena por seguir ahí !!!

vsblanco dijo...

Rafa.
En nuestro caso la pasta va para el club que, como sabrás, tiene sus gastos, empezando por la web.

Luis.
La camiseta no es "tan importante", es fundamental. De verdad, parece que no, pero hay mucha gente que lo primero que pregunta es por la bolsa del corredor. Ayer, sin ir más lejos, hubo varias personas que llegaron tarde, no pudieron correr y su única preocupación era poder entrar en meta para recoger la camiseta. Es verdad que si en vez de camiseta se da otra cosa, también quedaríamos bien (creo).

Y luego están los que llevamos corriendo años y años, que se nos salen las camisetas de los cajones. A nosotros sí que nos da lo mismo.

Anónimo.
Una vez al año, no hace daño. Luego hubo un fantástico tercer tiempo ;-)

Dragon.
Sobre camiseta, lo que le comentaba a Luis.
En cuanto a chip, ahí no estoy de acuerdo contigo pensando siempre en la gente. El corredor valora alfombra en salida y meta y que el chip dé el tiempo bien dado. Preferimos quitar de otras cosas que del chip.

Lo mismo ocurre con el circuito. Nuestro 10.000 tiene 10.000 metros uno detrás de otro, está medido al derecho y al revés con una rueda de un topógrafo que está perfectamente calibrada (se lo exigen por curro). Eso sí, homologada no está, porque no tenemos el documento oficial. Pero sabemos de sobra que está mucho mejor medida que muchas otras que sí tienen el documento de homologación.